Avaliação sobre a gestão administrativa de itens

BIBLIVRE

O software permite que seja criado um cadastro de fornecedores e que os dados referentes a estes sejam armazenados em um banco de dados interno, próprio do sistema, que permite a recuperação dessas informações em uma busca feita através do CNPJ, razão social ou nome fantasia.

A função exercida por “pedidos” deve manter um controle sobre todas as obras que foram adquiridas, enquanto a função “requisição” tem como utilidade a possibilidade de solicitar uma obra. Novos itens devem ser devidamente cadastrados.

Para efetuar a recuperação de obras já cadastradas uma busca deve ser executada, baseada por título ou autor da obra, número ou data da requisição, por requerente ou ainda requisições pendentes e/ou atendidas.

Há também a “cotação” que utiliza dos mesmos princípios e controlam o processo de compra de novos itens para o catálogo ou acervo. Essa função exerce influência sobre os eventos de doação e permuta, sendo possível gerar relatórios a partir da mesma, obtendo resultados por data, tipo de doação e material.

KOHA

O software permite a realização de um cadastro de fornecedores, permitindo que suas informações particulares e sobre faturamentos realizados sejam armazenadas em um banco de dados.  O Koha também possibilita que esses fornecedores sejam classificados como ativos ou inativos e abre espaço para a existência de requisições.

A sua política de aquisição baseia-se em regras que se aplicam a conceitos de catalogação, taxas, membros e câmbio.

Há a disponibilidade de uma área de transferências entre outras bibliotecas e catálogos, sendo possível enviar e receber itens, assim como materiais de origem donativas.

As emissões de relatórios são separadas por tópicos e subtópicos que se resumem a “manual de relatório”, “estatísticas”, “listas mais acessadas”, “ativos, “inativos” e outros.

Módulos

Continuando com nossas análises sobre o Biblivre e o Koha, hoje falaremos sobre os módulos disponíveis nas duas plataformas. É importante lembrar que módulos de sistema costitutuem-se em partes do mesmo que possuem uma tarefa bem definida.

Começando pelo Biblivre, encontramos quatro módulos:

• Busca: é por aqui se faz a recuperação dos documentos, mediante controle bibliográfico, por autoridades, vocabulário controlado, contando ainda com registros que podem ser importandos de bibliotecas que cooperam com o sistema;
• Circulação: é onde realizamos o cadastro de novos usuários. Neste módulo ainda podemos realizar operações de empréstimo e devolução, mediante código de barras, por exemplo. Ainda é possível saber que obras estão emprestadas para cada usuário, gerenciar o tipo de acesso que lhe é permitido, além de reservar obras;
• Catalogação: aqui realizamos o registro bibliográfico, de autoridades (esses dois se valem de critérios MARC, podendo a biblioteca adequa-los às suas necessidades), vocabulário, importação, criamos as etiquetas e vemos a mobilidade de registro;
• Aquisição: neste módulo cadastramos os fornecedores. Todo o processo de requisição, cotação e pedidos de materiais pode ser realizado por aqui, contando inclusive com formulário de detalhamento para cada item.

Já no Koha, encontramos como módulos:

• OPAC (Online Public Access Catalogue): o usuário pode acessar sua conta e ver quais obras se encontram com ele, fazer e cancelar reservas. Notificações automáticas de e-mail avisam sobre obras solicitadas. O sistema de busca pode ser configurado entre simples e avançado. Permite ao usuário sugerir a compra de títulos;
• Aquisições: sistema de compras completo, incluindo orçamento e preços. Permite cadastro de fornecedores, bem como a comunicação com os mesmos, tornando possível o acompanhamento de cada ordem de compra. Se for permitido aos usuários sugerirem a compra de títulos, eles podem acompanhar cada estapa do processo dessa aquisição;
• Catalogação: é possível importar registros usando o protocolo Z39.50. Integração com o formato MARC. É possível adicionar e excluir registros em massa. O sistema apresenta modelos de catalogação que podem ajudar na descrição de materiais. É possível criar códigos de barras para os itens;
• Circulação: aqui são feitos os empréstimos, devoluções e renovações, mediante leitor de código de barras ou manualmente. Possui função caixa, podendo até perdoar multas. Realiza gestão de reservas e de cobranças (se o usuário perder o item, é possível alterar o status de circulação do mesmo);
• Periódicos: sistema seriado para jornais e revistas;
• O Koha ainda permite a geração de relatórios e estatísticas, garantindo pleno acesso às informações nele armazenadas. É permitido o uso de filtros para gerarem esses relatórios, que podem ser salvos para nova execução no futuro.

Mas, afinal, dos sistemas é melhor? Depende. Embora os módulos do Koha pareçam mais completos, é necessário que se leve em conta o perfil da unidade que se utiliza desses sistemas. Para uma unidade pequena, o Biblivre ainda parece mais indicado, enquanto o Koha parece se enquadrar melhor em unidades com maior porte.

Questões administrativas - Koha e Biblivre

Hoje nós iremos falar um pouco sobre as partes administrativas de ambos os softwares em relação aos usuários e um pouco sobre sua visão geral!

Questões administrativas do Biblivre:

• Adicionar e/ou editar o nome da biblioteca em questão.
• Alterar e adicionar outras questões que possam ser pertinentes ao usuário em questão de interface funcionamento da biblioteca (cor da interface, moeda corrente, valor de multas de devolução, textos apresentados ao fazer login, número de registros disponibilizados por páginas, etc).
• Possui um sistema de LOGIN e PERMISSÕES que permite ao usuário ADMIN acessar e controlar todas as demais contas no sistema, fazendo alterações de senha e de permissões.
• Nos tipos de usuários, o ADMIN pode adicionar, visualizar e excluir perfis.
• Na parte de cartões, o ADMIN pode adicioná-los, visualizá-los e excluí-los caso haja necessidade.
• O ADMIN pode, ainda, trocar a senha padrão imposta pelo próprio sistema do Biblivre, seja dele próprio ou de outro usuário.
• Na área de manutenção, o ADMIN tem a capacidade de gerar backups dos catálogos, dos usuários, fazer a reindexação das bases de dados e fazer a exportação de todos os registros em formato MARC XML.
• Há ainda a parte de relatórios, onde o ADMIN poderá gerar relatórios de aquisição da biblioteca (sejam eles por compra, doação ou permuta), relatórios de catalogação detalhados e relatórios de circulação (usuários, empréstimos feitos ao total, empréstimos com atraso na devolução, etc).

Questões administrativas do Koha:

• Parâmetros básicos: se divide em três ítens, o de Bibliotecas e Grupos”, onde são definidos os nomes das bibliotecas e grupos, podendo-se adicionar novas e excluir outros; os “Tipos de Materiais”, onde são definidos os tipos de materiais usados nas regras de circulação; e os “Valores Autorizados”, onde se definem as categorias e os respectivos valores autorizados pelo sistema a serem incluídos.

• Usuários e Circulação: aqui temos as categorias que podemos dar aos usuários, as regras de circulação dos ítens da biblioteca e as multas a serem aplicadas, os tipos de atributos dos registros de usuários, os limites de transferêcia entre bibliotecas (limitando a trasnferência de itens entre as biblitoecas cadastradas), as matrizes de custo de transporte entre as unidades, os alertas de circulação de itens (que servem para definir prazos de empréstimos e multas para cada biblioteca, cada categoria de usuário e cada tipo de material), e um último item chamado “Cidades” apenas para definir as cidades em que os usuários da biblioteca moram.

Comunidades envolvidas

O BIBLIVRE possui uma lista de dicussões em seu portal, seus fóruns também podem ser “filtrados” regionalmente. Conta com manuais, uma comunidade de desenvolvimento e está sendo utilizado em diversas instituições bem distribuídas pelo país. É citado em diversos artigos acadêmicos, blogs com resenhas e opiniões pessoais, muitos deles possuindo o recurso de comentários, demonstrando certa popularidade.

O Koha também possui uma lista de discussões em seu portal, entretanto ela não é tão bem organizada e nem disponível ou filtrada facilmente em idiomas que permitam um melhor acesso, discussão ou solução de dúvidas, assim como seus manuais, sendo melhor procurar por orientação em outros sites que tratam sobre softwares livres. Também é citados em artigos acadêmicos e blogs, exercendo funcionalidade para muitos usuários e instituições.

Impressões iniciais

A utilização da tecnologia em acervos tem se tornado um fator crucial para garantir que o usuário tenha acesso à informação de forma mais independente. Essa tendência sugere que as bibliotecas modifiquem a sua postura em relação ao seu acervo e seus usuários, informatizando as instituições. Entretanto, na grande maioria dos casos, falta interesse e investimento no cenário, o que se reflete na forma de um ambiente profissional desatualizado e que cai em desuso, bem como o método utilizado.

Os softwares livres contribuem para essa mudança de atitude, uma vez que não necessitam de recursos financeiros em relação a instalação e manuseio do programa. Softwares para gerenciamento de bibliotecas possuem um custo bastante elevado, e uma alternativa gratuita pode atender acervos de diversas dimensões e origens, atendendo suas necessidades com competência, desde a bibliotecas comunitárias à centros de documentação, bibliotecas escolares e universitárias, polos de ensino e acervos particulares, além de servir como uma fonte de estudo.

Ambos os softwares possuem recursos básicos e bem estruturados de todo gerenciamento de bibliotecas, desde a aquisição, empréstimo, devolução, cobranças, catalogação, leitura de código de barras, relatórios e etiquetagem. Possuem cadastro de usuários, um sistema de notificação, customização de interface e recuperação e banco de dados. Com base em pesquisas, comparando o Koha ao Biblivre, mesmo com os mesmos recursos, o primeiro os realiza de forma mais abrangente, permitindo que o usuário do programa faça uma melhor configuração e adaptação ao acervo que deseja gerenciar, logo, suporta melhor uma maior quantidade de itens, enquanto o Biblivre pode ser mais facilmente manejado por instituições menores.

O Koha pode ser utilizado apenas no Linux, enquanto o Biblivre tem o Windows como uma segunda opção, embora seja a melhor. O Koha também conta com uma opção mais vasta de idiomas, logo, sendo mais utilizado mundialmente. Um dos seus contras é que ele exige também um maior espaço de memória, podendo não se adaptar bem a qualquer dispositivo.

Organizações e Bibliotecas que utilizam os softwares

O Biblivre é utilizado por mais de 6 mil bibliotecas brasileiras e lusófonas em todo o mundo. Algumas delas são: Biblioteca da Rede Municipal de Aparecida, Biblioteca da ETEC Rodrigues de Abreu, Biblioteca do Instituto Federal de Educação Ciência e Tecnologia de São Paulo, unidade Bragança Paulista, Biblioteca Municipal de Murça (Portugal), Colégio Criança Feliz (Angola), Universidade Santiago (Cabo Verde), e diversas outras.

O Koha é utilizado por instituições como a Escola Superior de Dança de Lisboa (Portugal), o Catálogo das Universidades Lusíada (Portugal), o Instituto Politécnico de Bragança (Portugal), a Western Nebraska Community College (EUA), University of the West of England (Reino Unido), e muitas outras.

Sobre os softwares

As linguagens de programação utilizadas por cada software

A linguagem de programação utilizada pelo Biblivre é o JAVA, com Banco de Dados PostgreSQL.

O Koha foi escrito em Javascripts e modelos HTML, sendo o MySQL o banco de dados.

As plataformas utilizadas por cada software

O Biblivre possui plataformas, segundo o site oficial, compatíveis com Windows (XP ou superior), Linux e Unix, desde que neles funcionem adequadamente os softwares Java Virtual Machine 1.6 (ou superior), Apache Tomcat 5.5 (ou superior) e PostgreSQL 8.1 (ou superior), tendo como requisitos mínimos de hardware um processador Intel Pentium IV 1.4MHz ou equivalente, com memória RAM de 1 Gbytes. A configuração recomendável, no entanto, seria um processador Pentium Core I3 2.13GHz, com 3 Gbytes de RAM, e pelo menos 200 Mbytes de espaço em disco.

O Koha, por sua vez, requer um sistema operacional baseado em Debian, como o Ubuntu e o Mint, necessitando, também, da instalação do Apache como servidor aplicacional, do MySQL como base de dados e do Postfix 2.6.x (mínimo) como servidor MTA. No aspecto hardware, requer uma CPU com pelo menos 2.0 GHz, 4 Gbytes de memória RAM e pelo menos 15 Gbytes de espaço em disco.

Web ou Desktop?

O Biblivre pode ser utilizado tanto na sua versão desktop, quanto através de uma interface web.

O software Koha é apenas para a web.

Sobre o blog

Bem vindo ao nosso blog, o Koha, Biblivre, Koha!

Este blog nasceu como uma atividade acadêmica da disciplina Automação e Informação, do curso de Biblioteconomia, Ciência da Informação e Documentação e  da USP de Ribeirão Preto, tendo como objetivo analisar dois softwares de gerenciamento de bibliotecas, o Biblivre e o Koha, apontando suas características, pontos fortes e fracos, bem como que tipo de instituições fazem uso dos mesmos.